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两年外贸工厂出口流程经验

收发邮件,报价,打样,寄样。

邮件:

最好有固定签名,基本包括:你自己英文名,手机号,公司名称,地址,电话,传真,如有需要还可以加上自己的MSN 或SKYPE,便于客户联系你。

报价单:

包括:我方公司信息(如公司名,地址,联系方式,联系人,邮箱等)客户信息;报价时间;产品图片;型号;价格(注意是FOB,CIF,CNF,EXW);最小订单量(MOQ);价格有效期;以及双方商定的其他细节。

打样:

一定要问清楚客户的具体要求,颗粒规格,颜色,比例,数量。

做好清晰的样品单,交研发室打样。

寄样品:

给样品编号,贴标签,拍照留底。如果有多余的颗粒,最好能自己留底,如果客户下订单,可以按照留样来做,可以避免出现样品与货物的偏差。

提前确认对方的快递账号,公司名等具体信息,然后打快递公司电话确认是否正确,以便样品能及时寄出。

包装样品除了要起到保护样品以外,尽量注意美观,不要让客户感觉收到一堆垃圾。

2.确认订单做PI

PI 中需包含:公司信息,客户信息,订单编号,订单日期,付款方式,交货期,目的港。

产品图片,型号,颗粒尺寸,联长,单价,总金额,及其他双方确认的细节。

3.做生产订单

按照生产订单模板,一定要精确的填入,产品图片,型号,尺寸,颗粒组合,排贴颗粒数,平方数,印刷平方数,冲压颗粒数,排贴片,检验箱,包装。

生产订单需打印10份:蔡经理,小毛,程经理各一份,车间6份,自己留底一份。

需注意:

A:包装:请写明一箱多少片,用什么箱子,纸箱还是泡沫箱,具体什么尺寸,是否需要重新定做,是否需要彩印。如需重新定做,跟老板娘确认纸箱尺寸,数量和交货期。

B:模版:如果是我们以前没有做过的类型,需要重新做模版要跟老板娘确认,颗粒尺寸,联长,做多少。网片也一样。

C:石材:跟蔡经理确认石材类型,是亮面还是滚磨,尺寸,数量,交货期。

4.跟单

跟单过程除了及时跟踪车间的生产过程外,还要注意以上ABC 三点的进度,及时跟车间各个部门沟通,以便车间安排生产。

同时要跟客户确认好标签和唛头的格式。

一定要及时,准确的把客户的各个要求,传达到车间,甚至是车间的每个部门。

5.订舱

一般客户会有一个指定的交货期,正常的是25-30天,很多客户会在生产过程中不断确认,然后安排船期。

一般我们在货物生产到或者80%的时候,提前跟客户确认船期。

有很多客户是指定货代,这样我们最好把具体的装箱资料发给客户,比如多少托,净重,毛重,体积,便于客户定柜子。

因为各个国家的限重不一样,有的一个小柜只能装17吨,有的就能装到吨,不同的船公司也不一样。所以一定要确认清楚,以免给客户带来才超重费或者其他额外的费用。

6.联系货代,做资料。

如果是指定货代,货代一般会主动与我们联系。

先跟货代说大致货有多少,问清楚他们的费用,如果费用太离谱,可以跟客户要求换货代。

做好托书给货代。

托书包括:发货人信息,收货人信息,发票号,品名,数量,净重,毛重,体积,联系人。

然后跟货代确认装柜时间或是进仓时间。

装柜:一般是开船前3-4天,美国要提前截AMS,所以要提前4天。

进仓:散货的话就是进仓。一般是船开前3-4天。

货代会发进仓单过来,进仓单上有进仓地址和寄资料的地址。

记得及时通知生产部在规定时间内按时把货物送到指定仓库。同时把资料按时寄到指定地点,寄资料是我方付费。

货送到仓库可能会有进仓费50元,和卸货费,要由我司承担,因为这项费用是包括在FOB费用里的。

报关资料:

报关单正本(蓝色的)2份

报关委托书(共3联,白黄粉)1份

(注意上面要该圆形公章和小正方形公司法人章)

核销单(一张连着的,共三联)1份

(上面要盖圆形公章,公章要骑缝,还要盖核销单专用章,

长方形的,一行是数字,一行是我们公司名)

报关单电子版:1份

我们不直接打印正本的报关单,只是提供一份报关单的副本,供货代报关时使用。

装箱单:1份

盖出口专用章,长方形,有公司中文名,英文名和老板名。

发票:1份

盖出口专用章,长方形,有公司中文名,英文名和老板名。

货物说明:1份

盖出口专用章,长方形,有公司中文名,英文名和老板名。

*如果是广东出货,需要使用合同。

最好多寄2份盖过出口专用章的空白纸。万一报关资料出现问题,货代可以直接修改。

7.质检:

质检可以在生产过程中,或是全部完成后来做。

因为很多种货物不可能同时完成,最好是看哪一种排贴结束了,在检验的时候,我们去检验比较合适。

或者就是等所有货物都生产完了再检验。不过这样的话,要提前跟包装部门说好不要塑封,不要打托,要不然还要把托盘拆掉重新打,很浪费时间和材料。

8.出货

出货时要检验货物包装,标签,唛头是否正确。托盘是否牢固等等。

如果托盘中间有空隙,会打空气袋,防止托盘摆动。

装柜时拍照,柜子里面也要拍,万一货物在运输过程中出现了问题,或是到达目的地后托盘损坏等等我们也有据可依。

关上柜门后也要拍照,拍清楚柜号,也要拍锁,拍清楚锁号。

货柜车有时候会装两个柜子,我们的柜子一定要放在车尾,方便装货。

货柜司机会带装箱单和锁过来,装箱单上的货物资料一般都已经填好,需要核对数字是否准确。

我们需要填写的是货柜的柜号,有时候货代也会填好,一定要核对。

9.确认提单及电放保函

出货后,货代会先传一份提单草稿给我们确认,确认时要注意,收货人,发货人,重量体积是否正确。也可以把提单发给客户确认。然后签字盖章后传真/扫描给货代。

提前跟客户确认提单是正本还是电放。

正本:提单3正3附。装箱单,发票各3份,盖出口专用章,长方形。

电放:将提单,箱单和发票扫描给客户。

货代一般是付款买单,就是我们先要付掉操作费,报关费等费用,付款的水单传给货代,然后货代才会把提单正本寄过来,或是安排电放。

10.货物跟踪

除了跟踪确认船什么时间到港外,等客户收到货物,还要发邮件确认是否一切顺利,客户对我们的货物或是服务有什么意见或建议,以便下次更好的合作。

以上流程为我公司外贸部的基本操作流程,有不完善处,希望大家可以及时提出,我们一起补充,把各个流程更加细化,方便新同事的工作。

外贸工作除了熟悉以上工作流程外,具体的还需要大家的细心,用心,耐心,能够站在客户的立场上考虑问题,取得客户的信任。

关于怎样开发新客户,就不在赘述,关键是要坚持广撒网,勤更新,付出总有回报。这个过程是痛苦的,可能你几个月都没有订单,但是一定要坚持。客户定会在下一步等你。

开发新客户固然辛苦和困难,但是更困难,更有挑战性的还是维护客户。怎样能够使客户与我们有长期的稳定的合作才是最重要的。正常的客户一般要在2-3年时间才会慢慢增加订单,所以不要急于求成,不要催着客户下订单。等到他觉得他已经足够信任我们的时候,自然会增加订单。

还有一些已经存在的客户资源,但是很少联系的。这些也要勤联系,平时可以发一下问候的邮件,或是新产品信息,提高曝光率。对于那些能回复我们邮件的客户,一定要重点跟踪。

大家平时也可以多跟老的外贸业务员交流,多浏览一些外贸网站和论坛。看看别人的外贸路,里面也有一些很实用的外贸技巧,希望你能找到适合自己的。

 

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